RAPORT: Powódź a kwestie pracownicze

Raport autorstwa eksperta PKF (Jerzy Muszyński - Radca prawny).

W związku z powodzią we wrześniu 2024 r. w południowo-zachodniej części terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w celu zapobieżenia jej skutkom oraz w celu ich usunięcia, wprowadzony został stan klęski żywiołowej na okres 30 dni od dnia 16 września 2024 r.

Prawo pracy przewiduje szereg rozwiązań, które mają na celu wsparcie pracodawców i pracowników w obliczu między innymi takich kryzysowych sytuacji, z jakimi obecnie mierzą się mieszkańcy południowo-zachodniej Polski. Poniżej przedstawiamy najistotniejsze z nich.

1. Usprawiedliwianie nieobecności w pracy z powodu powodzi

Jeżeli z powodu skutków związanych z powodzią pracownik nie może stawić się do pracy to jest on obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Pracownik powinien złożyć pracodawcy oświadczenie o faktycznej niemożności świadczenia pracy z powodu powodzi. Oświadczenie to powinno zostać złożone w formie przyjętej u danego pracodawcy, a jeżeli taka forma nie jest określona to w formie dowolnej (sms, e-mail, telefon).

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 16 września 2011 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi (dalej: „ustawa powodziowa”): faktyczna niemożność świadczenia pracy w związku z powodzią stanowi podstawę usprawiedliwienia nieobecności pracownika w pracy. 

2. Możliwość powierzenia pracownikowi wykonania pracy innego rodzaju

Zgodnie z art. 8 ust. 5 ustawy powodziowej: Pracodawca może powierzyć pracownikowi wykonywanie pracy innego rodzaju niż wynikająca z nawiązanego stosunku pracy, jeżeli jest to konieczne w związku z usuwaniem skutków powodzi u tego pracodawcy. W takim przypadku pracownik zachowuje prawo do dotychczasowego wynagrodzenia, obliczonego według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego.

3. Wynagrodzenie za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy z powodu powodzi

Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy powodziowej: za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy w związku z powodzią pracownikowi przysługuje prawo do odpowiedniej części minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przez okres nie dłuższy niż 10 dni roboczych wynikających z rozkładu czasu pracy pracownika. Wynagrodzenie to wypłaca pracodawca. Wyjątek stanowi sytuacja, w której pracownik ten uprawniony jest do wynagrodzenia za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy z powodu powodzi lub do innej formy rekompensaty utraconego wynagrodzenia na podstawie innych przepisów.

Kolejną instrumentem prawa pracy, który może znaleźć zastosowanie jest instytucja przestoju uregulowana w art. 81 § 1 Kodeksu Pracy (dalej: „k.p.”). Przepis ten przewiduje zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy. Taka sytuacja będzie miała miejsce w przypadku, gdy pracodawca w związku z powodzią będzie np. musiał zamknąć swój zakład pracy albo jego część, bądź gdy nie ma możliwości polecenia pracownikowi wykonywania pracy zdalnej.

W tym kontekście należy podkreślić, że warunkiem zastosowania art. 81 k.p. jest pozostawanie przez pracownika w gotowości do pracy. Cechy istotne gotowości do wykonywania pracy zostały sprecyzowane w orzecznictwie. Należy do nich zaliczyć: zamiar wykonywania pracy, faktyczną zdolność do jej wykonywania, pozostawanie w dyspozycji pracodawcy, uzewnętrznianie tej gotowości (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 grudnia 2009 r., I PK 115/09, MoPr z 2010 r. nr 9, poz. 480; z dnia 2 września 2003 r., I PK 345/02, OSNP z 2004 r. nr 18, poz. 308).

Z art. 81 k.p. wynika, że pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy przysługuje wynagrodzenie:

- wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną (czyli tzw. wynagrodzenie zasadnicze) - dotyczy to pracowników wynagradzanych w stałej stawce godzinowej lub w stałej stawce miesięcznej - ci pracownicy także w czasie przestoju otrzymają te stawki wynagrodzenia, przy czym wynagrodzenie postojowe nie obejmie takich składników, jak dodatki czy premie, 

- jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania pracownikowi przysługuje 60% wynagrodzenia - dotyczy to m.in. pracowników, którzy otrzymują wynagrodzenie akordowe lub prowizyjne, tj. wynagrodzenie określone jako stawka za ilość wytworzonych produktów bądź określony procent przychodu/dochodu/zysku. 

W każdym przypadku wynagrodzenie przysługujące pracownikowi na gruncie art. 81 k.p. nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.

W sytuacji, gdy pracodawca nie posiada środków na wypłatę pracownikom wynagrodzenia, o którym mowa w art. 8 ust. 2 ustawy powodziowej oraz wynagrodzenia przestojowego przysługującego na odstawie art. 81 Kodeksu pracy?

W takiej sytuacji do pracodawcy, który na skutek powodzi przejściowo zaprzestał prowadzenia działalności gospodarczej lub istotnie ograniczył jej prowadzenie, może znaleźć zastosowanie przepis art. 23 powołanej wyżej ustawy powodziowej.  Pracodawca taki może zatem złożyć do właściwego marszałka województwa wniosek o udzielenie nieoprocentowanej pożyczki z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

4. Jak obliczyć wynagrodzenie pracownika za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy w związku z powodzią?

W celu obliczenia wynagrodzenia należnego pracownikowi, za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy w związku z powodzią (na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy powodziowej), należałoby wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę podzielić przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu (tj. tzw. nominał czasu pracy ustalany w oparciu o regulacje art. 130 Kodeksu pracy). Następnie tak ustaloną godzinową stawkę wynagrodzenia należałoby pomnożyć przez liczbę godzin do przepracowania wynikających z obowiązującego konkretnego pracownika rozkładu czasu pracy, jednakże obejmującego okres nie dłuższy niż 10 dni roboczych.

5. Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej

Zgodnie z art. 148(1) § 2 Kodeksu Pracy pracownikowi przysługuje również zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w roku kalendarzowym, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. Powódź należy uznać za siłę wyższą, jako że jest to zdarzenie niemożliwe do przewidzenia, zewnętrzne oraz niemożliwe do zapobieżenia są jego skutki.

6. Urlop na żądanie

Urlop na żądanie jest instytucją prawa pracy, która pozwala pracownikowi w każdym roku kalendarzowym skorzystać z 4 dni urlopu (wliczanego do ogólnego wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego danemu pracownikowi) bez wcześniejszego planowania. Wniosek o skorzystanie z takiego dnia urlopu winien być złożony najpóźniej przed rozpoczęciem pracy w dniu skorzystania z takiego urlopu. Chociaż wniosek taki co do zasady nie jest wiążący dla pracodawcy, wydaje się, że całokształt okoliczności oraz zasady współżycia społecznego zdają się przemawiać za pozytywnym rozpatrzeniem wniosku pracownika. Wniosek nie musi zawierać uzasadnienia, rekomendowane jest jednak poinformowanie pracodawcy, że jego przyczyną jest okoliczność właśnie działania siły wyższej i żywiołu powodzi.

7. Polecenie pracy zdalnej

Rozwiązaniem tymczasowym, które może być zastosowane przez pracodawcę, jest polecenie pracy zdalnej. Ustawodawca wprowadził taką możliwość wraz z regulacją pracy zdalnej w kwietniu 2023 r. Zgodnie z art. 67(19) § 3 pkt 2 k.p. praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej - jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Polecenie pracy zdalnej na może być zatem pomocne zwłaszcza w tych przypadkach, kiedy rodzaj i organizacja pracy pozwala na wykonywanie pracy w postaci zdalnej, nawet wówczas, gdy dotyczy to tylko części obowiązków pracownika. 

8. Praca w niedziele i święta

Również w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii nie obowiązuje ogólna zasada zakazu pracy w niedziele i święta (art. 151 (10)  pkt 1 k.p.). Pracownicy, których praca polega na tego typu czynnościach w zaistniałych sytuacjach muszą liczyć się z koniecznością pracy także w niedziele i święta.

9. Praca w godzinach nadliczbowych

Warto zwrócić uwagę, że oprócz samych gwarancji pracowniczych, walka z żywiołem przy wykonywaniu pewnego rodzaju pracy wręcz przeciwnie wymaga jej w wzmożonej ilości. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 151 § 1 pkt. 1 k.p. praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii. Co więcej, nie jest ona ograniczona ani wliczana do rocznego limitu godzin nadliczbowych, o którym mowa w art. 151 § 3 k.p. Z takiej sytuacji pracownik musi zdawać sobie sprawę, zważając na fakt, że nie ma prawnej możliwości odmowy polecenia pracy w godzinach nadliczbowych. Takie działanie pracownika może być poczytane nawet jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i skutkować rozwiązaniem stosunku pracy w trybie dyscyplinarnym.

10. Jednorazowy zasiłek powodziowy do 2 tyś zł

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi: Rodzina lub osoba samotnie gospodarująca, w rozumieniu ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2023 r. poz. 901, 1693, 1938 i 2760), poszkodowana w wyniku wystąpienia powodzi, w celu zaspokojenia niezbędnej potrzeby bytowej może otrzymać jednorazowy zasiłek powodziowy w kwocie do 2 tys. zł.

Zasiłek jest przyznawany niezależnie od dochodów rodziny lub osoby samotnie gospodarującej, w rozumieniu ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej, i nie podlega zwrotowi.

Zasiłek jest przyznawany na wniosek rodziny lub osoby samotnie gospodarującej, złożony do dnia 15 marca 2025 r. do wójta (burmistrza, prezydenta miasta) gminy, na terenie której wnioskodawca poniósł szkodę w wyniku powodzi, albo gminy sąsiadującej, na terenie której przebywa w wyniku przeprowadzenia ewakuacji albo konieczności opuszczenia zagrożonego miejsca zamieszkania. Do wniosku wnioskodawca dołącza oświadczenie, że w wyniku powodzi doznał szkody majątkowej wraz z określeniem jej wartości, nie ubiegał się o zasiłek na terenie innej gminy oraz że wyraża zgodę na weryfikację danych zawartych we wniosku. Oświadczenie jest składane pod rygorem poniesienia odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywych zeznań.

Decyzję o przyznaniu zasiłku wydaje wójt (burmistrz, prezydent miasta, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 2 dni od dnia wpłynięcia wniosku. Zasiłek jest wypłacany przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta), niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 2 dni od dnia wydania decyzji w sprawie przyznania zasiłku, w wysokości:

1) równej wartości szkody według oświadczenia, jeżeli nie przekracza 2 tys. zł;

2) 2 tys. zł, jeżeli wartość szkody według oświadczenia, jest równa bądź wyższa niż 2 tys. zł.

11. Zasiłek z pomocy społecznej – 8 tyś zł

Zgodnie z informacjami zamieszczonymi na stronie rządowej osoby dotknięte powodzią mogą również liczyć na pomoc doraźną przyznawaną przez kierownika ośrodka pomocy społecznej, który działa z upoważnienia wójta (burmistrza, prezydenta miasta). Kwota zasiłku celowego na pomoc doraźną wynosi 8.000 zł.

Zasadnym jest wypłacanie zasiłku celowego na pomoc doraźną niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od daty otrzymania przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) środków od Wojewody.

Szczegółowe tryb udzielania zasiłku powodziowego jest uregulowany w art. 5 ustawy powodziowej tj. osoba poszkodowana zgłasza się do gminy, składa stosowny wniosek i niezwłocznie otrzymuje zasiłek, nie później jednak niż w terminie 2 dni od dnia wydania decyzji w sprawie przyznania zasiłku.

W przypadku, gdy w budynku mieszkalnym jednorodzinnym lub w jednym lokalu mieszkalnym prowadzonych jest faktycznie kilka gospodarstw domowych przez poszczególne rodziny lub osoby samotnie gospodarujące, pomocą doraźną może być objęta każda z nich.

(źródło: https://www.gov.pl/web/mswia/usuwanie-skutkow-klesk-zywiolowych; dostęp na dzień 25.09.2024 r.).

12. Nieoprocentowana pożyczka dla pracodawcy z FGŚP

Pracodawcy, którzy wskutek powodzi zaprzestali prowadzenia działalności gospodarczej i ich sytuacja ekonomiczna powoduje niemożność wypłaty wynagrodzeń dla zatrudnianych pracowników za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy na skutek powodzi, za czas przestoju czy za wykonaną pracę, polegającą na ochronie zakładu pracy przed powodzią lub na usuwaniu skutków powodzi, mającą na celu utrzymanie lub przywrócenie prowadzenia przez pracodawcę działalności gospodarczej, mogą złożyć do właściwego marszałka województwa wniosek o udzielenie nieoprocentowanej pożyczki z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP). 

Należy jednak mieć na względzie, że zaspokojeniu ze środków FGŚP może podlegać wyłącznie wynagrodzenie, miesięcznie do wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej z poprzedniego kwartału ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Ustawa przewiduje także możliwość ubiegania się o umorzenie takich pożyczek na zasadach szczegółowo określonych w art. 23 ust. 6 ustawy powodziowej.

13. Opłacenie składek w terminie do 15 września 2025 r.

Istotną pomocą dla pracodawcy jest także regulacja w zakresie obowiązku płatności składek na ubezpieczenie społeczne. Zgodnie z art. 36 ust. 1 ustawy powodziowej składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz inne składki, do poboru których jest obowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych, należne za okres od 1 sierpnia do 31 grudnia 2024 r. opłacone przez poszkodowanego będącego płatnikiem tych składek w terminie 15 września 2025 r. uważa się za opłacone w terminie.

14. Pomoc dla pracodawców zatrudniających osoby niepełnosprawne ze środków PFRON

Przepisy ustawy powodziowej przewidują też możliwość pomocy dla pracodawców zatrudniających osoby niepełnosprawne z środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Z punktu widzenia pracodawcy, środki takie mogą być przeznaczone na utrzymanie zagrożonych likwidacją na skutek powodzi miejsc pracy osób niepełnosprawnych.

Pomoc ze środków zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych

Ponadto, środki zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych, mogą być przeznaczone na odtworzenie infrastruktury i wyposażenie utraconych lub zniszczonych na skutek powodzi miejsc pracy oraz rehabilitacji osób niepełnosprawnych u dysponenta tego funduszu.

15. Umorzenie w całości lub w części wraz z odsetkami przyznanych refundacji na wyposażenie lub doposażenie stanowisk pracy, lub środki na podjęcie działalności gospodarczej

Warto również wspomnieć o regulacji art. 18 ust. 1 ustawy powodziowej. Przewiduje ona bowiem możliwość umorzenia w całości lub w części wraz z odsetkami przyznanych refundacji na wyposażenie lub doposażenie stanowisk pracy, lub środki na podjęcie działalności gospodarczej, o których mowa w art. 46 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia, jeżeli miejsca pracy uległy zniszczeniu na skutek powodzi.

Poszkodowany pracodawca powinien w takim przypadku złożyć wniosek do właściwego starosty, który dokonuje umorzenia. Wniosek taki powinien zostać złożony do 31 grudnia 2024 r.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm.);
• Ustawa z dnia 16 września 2011 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 654);
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1632);
• Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wprowadzenia stanu klęski żywiołowej na obszarze części województwa dolnośląskiego, lubuskiego, opolskiego oraz śląskiego (Dz.U. z 2024 r., poz. 1395);
• Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wykazu gmin, w których są stosowane szczególne rozwiązania związane z usuwaniem skutków powodzi z września 2024 r., oraz rozwiązań stosowanych na ich terenie (Dz. U. z 2024 r., poz. 1371).